Kepala Surat (Kop Surat)
Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:
a. Nama kantor badan, organisasi atau instansi;
b. Alamat lengkap;
c. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada)
d. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)
e. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)
f. Moto (bila ada)
g. E-mail, situs (bila ada)
h. Macam usaha
i. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)
j. Nama bankir (untuk referensi)
k. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.
l. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.
Untuk organisasi Gerakan Pramuka menggunakan bentuk baku dengan logo silhouete tunas kelapa di sisi kiri. ditambahi logo feur-de-lis atau pandu dunia, logo satuan karya, atau logo kegiatan di sisi kanan kepala surat. Di jajaran kwartir, kepala surat terdiri dari 3 baris, baris pertama, “GERAKAN PRAMUKA”. Baris kedua berisi nama kwartir, misalnya “KWARTIR CABANG KOTA PEKALONGAN” dan baris ketiga berisi alamat, kodepos, nomor telepon/ fax, email, dan sebagainya.
Dewan ambalan dan dewan racana jika mengeluarkan surat resmi untuk pihak di luar gugus depan menggunakan kop surat gugus depannya. Karena pada dasarnya instansi resmi yang ada di Gerakan Pramuka adalah gugus depan. Hal ini berhubungan juga dengan cap/ stempel dan tanda tangan penanggung jawab surat bukanlah ketua dewan ambalan/ racana, tetapi ketua gugus depan. Seperti di dewan kerja, meskipun surat dikeluarkan oleh dewan kerja, tetap menguunakan kop dan stempel kwartir.
Tanggal Surat
Gunanya untuk menunjukkan kapan surat itu dibuat. Tanggal surat seharusnya sesuai dengan nomor pada agenda surat keluar. Penulisan tanggal surat sesuai dengan EYD, didahului nama kota atau tempat. Tetapi ada juga yang berpendapat bahwa jika sudah ada kepala surat, tanggal surat tidak perlu didahului dengan nama kota/ tempat.
Nomor Surat
Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat
c. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan
d. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat
e. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
Misalnya Kwarcab Kota Pekalongan menggunakan sistem penomoran:
001/11.34-C
001 adalah nomor urut di agenda surat keluar.
11.34 adalah kode untuk Kwarcab Kota Pekalongan yaitu 11 (Kwarda Jawa Tengah) dan 34 (Kwarcab Kota Pekalongan)
C adalah kode untuk bagian dari kwartir yang mengeluarkan surat. Di Kwarcab Klaten, C adalah kode untuk Dewan Kerja Cabang, C adalah kode untuk bidang kegiatan, dan kode-kode lainnya.
Aturan administrasi di Gerakan Pramuka, baik di tingkat kwartir, satuan karya maupun gugus depan sudah diatur dengan keputusan kwarnas tersendiri.
Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas. Untuk surat bisnis ada 2 cara: a. di bawah nomor b. atau di kiri bawah
Hal atau perihal
Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat. Penulisan perihal ada 3 cara yaitu:
a. Sebelum penulisan alamat dalam
b. Setelah penulisan selesai alamat dalam
c. Setelah salam pembuka
Alamat yang dituju
Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju;
a. Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu”
b. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara.
Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat.
Salam Pembuka
“Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka.
Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata: Dengan hormat, Saudara …….. yang terhormat, Bapak ……… yang terhormat,
Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. Misalnya: Assalamualaikum Wr.Wb. Salam hormat,
Di Gerakan Pramuka menggunakan salam pembuka khas, Salam Pramuka,
Isi Surat (tubuh surat)
Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka, isi surat dan alinea penutup.
a. Alinea Pembuka
Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.
Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:
1. Dengan ini kami beritahukan bahwa ……
2. Bersama ini kami lampirkan …..
3. Kami mengundang …..
4. Sesuai dengan pemberitahuan ….
5. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..
6. Perkenankanlah kami melaporkan
7. Menyambung surat kami tanggal … No. …
Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan.
Contoh alinea pembuka pada surat balasan :
1. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. …
2. Membahas surat Saudara tanggal….. No. …
3. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. …
4. Memperhatikan surat Saudara tanggal … No. …
5. Surat Saudara tanggal …. No. …. telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu ……
b. Isi Surat
Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik).
c. Alinea Penutup
Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh:
1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terima kasih.
3. Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.
4. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
5. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.
Salam Penutup
Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Contoh:
a. Hormat kami,
b. Salam kami,
c. Wassalam,
Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP).
Surat di Gerakan Pramuka biasanya tidak menggunakan salam penutup.
Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat
Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yang ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku. Di bawah nama terang, untuk surat di Gerakan Pramuka dicantumkan NTA.
Jabatan Penanggungjawab Surat
Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.
Tembusan
Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan:
1. Kepala Dinas Pendidikan Kota Pekalongan
2. Walikota Pekalongan
3. Ketua Kwarcab Kota Pekalongan
4. Arsip
Inisial
Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.
Download :
Fungsi Bagian Surat
Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:
a. Nama kantor badan, organisasi atau instansi;
b. Alamat lengkap;
c. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada)
d. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)
e. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)
f. Moto (bila ada)
g. E-mail, situs (bila ada)
h. Macam usaha
i. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)
j. Nama bankir (untuk referensi)
k. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.
l. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.
Untuk organisasi Gerakan Pramuka menggunakan bentuk baku dengan logo silhouete tunas kelapa di sisi kiri. ditambahi logo feur-de-lis atau pandu dunia, logo satuan karya, atau logo kegiatan di sisi kanan kepala surat. Di jajaran kwartir, kepala surat terdiri dari 3 baris, baris pertama, “GERAKAN PRAMUKA”. Baris kedua berisi nama kwartir, misalnya “KWARTIR CABANG KOTA PEKALONGAN” dan baris ketiga berisi alamat, kodepos, nomor telepon/ fax, email, dan sebagainya.
Dewan ambalan dan dewan racana jika mengeluarkan surat resmi untuk pihak di luar gugus depan menggunakan kop surat gugus depannya. Karena pada dasarnya instansi resmi yang ada di Gerakan Pramuka adalah gugus depan. Hal ini berhubungan juga dengan cap/ stempel dan tanda tangan penanggung jawab surat bukanlah ketua dewan ambalan/ racana, tetapi ketua gugus depan. Seperti di dewan kerja, meskipun surat dikeluarkan oleh dewan kerja, tetap menguunakan kop dan stempel kwartir.
Tanggal Surat
Gunanya untuk menunjukkan kapan surat itu dibuat. Tanggal surat seharusnya sesuai dengan nomor pada agenda surat keluar. Penulisan tanggal surat sesuai dengan EYD, didahului nama kota atau tempat. Tetapi ada juga yang berpendapat bahwa jika sudah ada kepala surat, tanggal surat tidak perlu didahului dengan nama kota/ tempat.
Nomor Surat
Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat
c. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan
d. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat
e. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
Misalnya Kwarcab Kota Pekalongan menggunakan sistem penomoran:
001/11.34-C
001 adalah nomor urut di agenda surat keluar.
11.34 adalah kode untuk Kwarcab Kota Pekalongan yaitu 11 (Kwarda Jawa Tengah) dan 34 (Kwarcab Kota Pekalongan)
C adalah kode untuk bagian dari kwartir yang mengeluarkan surat. Di Kwarcab Klaten, C adalah kode untuk Dewan Kerja Cabang, C adalah kode untuk bidang kegiatan, dan kode-kode lainnya.
Aturan administrasi di Gerakan Pramuka, baik di tingkat kwartir, satuan karya maupun gugus depan sudah diatur dengan keputusan kwarnas tersendiri.
Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas. Untuk surat bisnis ada 2 cara: a. di bawah nomor b. atau di kiri bawah
Hal atau perihal
Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat. Penulisan perihal ada 3 cara yaitu:
a. Sebelum penulisan alamat dalam
b. Setelah penulisan selesai alamat dalam
c. Setelah salam pembuka
Alamat yang dituju
Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju;
a. Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu”
b. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara.
Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat.
Salam Pembuka
“Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka.
Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata: Dengan hormat, Saudara …….. yang terhormat, Bapak ……… yang terhormat,
Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. Misalnya: Assalamualaikum Wr.Wb. Salam hormat,
Di Gerakan Pramuka menggunakan salam pembuka khas, Salam Pramuka,
Isi Surat (tubuh surat)
Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka, isi surat dan alinea penutup.
a. Alinea Pembuka
Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.
Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:
1. Dengan ini kami beritahukan bahwa ……
2. Bersama ini kami lampirkan …..
3. Kami mengundang …..
4. Sesuai dengan pemberitahuan ….
5. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..
6. Perkenankanlah kami melaporkan
7. Menyambung surat kami tanggal … No. …
Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan.
Contoh alinea pembuka pada surat balasan :
1. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. …
2. Membahas surat Saudara tanggal….. No. …
3. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. …
4. Memperhatikan surat Saudara tanggal … No. …
5. Surat Saudara tanggal …. No. …. telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu ……
b. Isi Surat
Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik).
c. Alinea Penutup
Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh:
1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terima kasih.
3. Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.
4. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
5. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.
Salam Penutup
Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Contoh:
a. Hormat kami,
b. Salam kami,
c. Wassalam,
Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP).
Surat di Gerakan Pramuka biasanya tidak menggunakan salam penutup.
Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat
Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yang ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku. Di bawah nama terang, untuk surat di Gerakan Pramuka dicantumkan NTA.
Jabatan Penanggungjawab Surat
Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.
Tembusan
Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan:
1. Kepala Dinas Pendidikan Kota Pekalongan
2. Walikota Pekalongan
3. Ketua Kwarcab Kota Pekalongan
4. Arsip
Inisial
Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.
Download :
Fungsi Bagian Surat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar