KEPUTUSAN
KETUA KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: 041 TAHUN 1999
TENTANG
PENYEMPURNAAN SISTEM PERENCANAAN, PEMROGRAMAN
KETUA KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: 041 TAHUN 1999
TENTANG
PENYEMPURNAAN SISTEM PERENCANAAN, PEMROGRAMAN
DAN PENGANGGARAN
GERAKAN PRAMUKA
Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka,
Menimbang:
Bahwa Sistem Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran Gerakan Pramuka (SPPP)
sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka nomor
111 tahun 1998, perlu disempurnakan disesuaikan dengan perkembangan kepramukaan
dewasa ini.
Mengingat:
1. Anggaran Dasar Gerakan Pramuka
2. Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka
3. Panca Karsa Utama 1999-2004 Rencana Strategik Gerakan Pramuka
4. Rencana Kerja Kwartir Nasional Gerakan Pramuka tahun 1999-2004.
MEMUTUSKAN
Menetapkan: 1. Mencabut Keputusan Kwartir
Nasional Gerakan Pramuka Nomor 111 Tahun 1998 tentang Sistem Perencanaan,
Pemrograman dan Penganggaran Gerakan Pramuka beserta lampirannya.
2. Mengesahkan Keputusan Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka tentang Sistem
Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran Gerakan Pramuka (SPPP) sebagaimana
tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.
3. Mewajibkan kepada segenap Kwartir Gerakan Pramuka, dalam membuat Rencana
Kerja dan Program Kerja, agar memperhatikan dan menggunakan SPPP sebagai
pedoman.
Dengan
catatan, apabila ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan
diadakan pembetulan sebagaimana mestinya.
Keputusan
ini mulai berlaku sejak ditetapkan.
Ditetapkan di:
Jakarta
Pada
tanggal: 29 September 1999
Ketua Kwartir
Nasional Gerakan Pramuka,
H.A. Rivai
Harahap
PETUNJUK
PENYELENGGARAAN
SISTEM PERENCANAAN, PEMROGRAMAN DAN PENGANGGARAN
GERAKAN PRAMUKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.
Umum
Sebagai organisasi yang besar dengan skala nasional,
Gerakan Pramuka telah memiliki rencana dan program kerja yang disusun secara
periodik dalam rangka pelaksanaan tugas pokoknya. Perencanaan dan program kerja
itu terus meningkat dan berkembang sehingga diperlukan adanya siatu sistem
perencanaan formal yang menjamin konsistensi dan lengkapnya rencana-rencana
Gerakan Pramuka, yang menjadi kerangka dasar pengambilan keputusan dan kegiatan
operasional.
Dengan sistem perencanaan formal maka sumberdaya dan
kegiatan-kegiatan organisasi dapat difokuskan untuk pencapaian sasaran-sasaran,
merujukkan perbedaan-perbedaan sasaran dan rencana unit organisasi bawahan dan
meniadakan kedwiartian (ambiguities) mengenai apa yang harus dilaksanakan
Gerakan Pramuka.
2.
Maksud dan tujuan
Atas dasar pemikiran tersebut di atas maka petunjuk
penyelenggaraan mengenai Sistem Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran
(SPPP) ini adalah dimaksudkan untuk digunakan sebagai pedoman bagi seluruh
jajaran Gerakan Pramuka dalam menyusun rencana, program dan anggarannya.
Melalui sistem ini, diharapkan dapat diperoleh penghayatan
arah perkembangan yang lebih baik, pendayagunaan sumber daya yang lebih
efektif, dan terutama pelibatan komitmen yang lebih besar dari semua pihak,
mulai dari yang terkait dengan pengambilan keputusan, dengan pelaksanaan tugas,
sampai dengan yang bertanggungjawab atas evaluasi pencapaian sasaran, baik di
tingkat Kwarnas, Kwarda maupun Kwarcab.
3.
Tata Urut
BAB I
Pendahuluan
BAB II
Landasan Konsepsional
BAB III
Perencanaan : Penyusunan Rencana
Strategik
BAB IV
Pemrograman : Penyusunan Rencana
Kerja
BAB V
Penganggaran : Penyusunan
Program Kerja
BAB VI
Implementasi dan Evaluasi
BAB VII
Penutup
4. Dasar
a. Anggaran
Dasar Gerakan Pramuka
b. Anggaran
Rumah Tangga Gerakan Pramuka
5. Pengertian
a. Perencanaan
adalah proses yang digunakan oleh suatu organisasi untuk
dapat mempengaruhi masa depannya dengan cara menetapkan apa yang hendak
dicapai, bagaimana dan bilamana melakukannya.
b. Pemrograman
adalah penetapan serangkaian sasaran sebagai penjabaran
perencanaan yang lebih konkrit, dalam lingkup masing-masing program, yang usaha
pencapaiannya dilaksanakan secara terkordinasi dalam kurun waktu, jumlah dan
anggaran tertentu.
c. Penganggaran
adalah suatu proses untuk secara sistematik mengaitkan semua
pendapatan dan pembelanjaan dana, guna mencapai tujuan-tujuan yang direncanakan
secara tepat guna, berdaya guna dan berhasil guna, sesuai dengan dana yang
tersedia.
d. Petunjuk Persencanaan Pimpinan Kwarnas
adalah petunjuk kebijaksanaan umum dari
pimpinan Kwartir mengenai hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun
program kerja untuk tahun anggaran berikutnya.
g. Satuan Kerja (Satker)
adalah unit organisasi yang
bertanggungjawab atas pengendalian pelaksanaan kegiatan untuk mencapai sasaran
kegiatan, menerima uang atau alokasi anggaran yang disalurkan, embelanjakan dan
mempertanggungjawabkan penggunaan dana tersebut.
BAB II
LANDASAN
KONSEPTUAL
6. Pendekatan Perencanaan
a. Orientasi ke Masa Depan
Ciri utama Sistem
Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran (SPPP) Gerakan Pramuka ini, adalah
pendekatannya untuk mengubah rutinitas tahunan dalam menyiapkan suatu anggaran,
menjadi suatu penilaian dan perumusan secara sadar, terhadap tujuan-tujuan dan
kebijakan-kebijakan masa depan. Dalam merencanakan dan memilih program,
sasaran serta kegiatan, SPPP menggunakan pendekatan berfikir yang berbeda dari
yang ditempuh dahulu.
Secara tradisional penganggaran dilakukan
dengan cara mengidentifikasi apa yang sudah ada sebagai pangkal tolak, untuk
kemudian mempertimbangkan kegiatan-kegiatan yang diusulkan berdasarkan pangkal
tolak itu. (“Kita ada disini. Setelah itu apa yang kita kerjakan?”).
Dalam penganggaran tradisional, ruang untuk memilih rencana kegiatan
berorientasi ke masa lampau dan bersifat pertambahan (incremental).
Sistem Perncanaan, Pemrograman dan
Penganggaran (SPPP) Gerakan Pramuka mendasarkan prosesnya kepada sasaran dan
tujuan penganggaran serta mempertimbangkan apa yang harus dikerjakan untuk
mencapai sasaran dan tujuan itu. (“Kita
mau kemana?”. Apa yang kita kerjakan untuk kesana itu?”). Dengan pendekatan
SPPP, ruangan memilih adalah dengan melihat ke masa depan.
b. Perncanaan Menyeluruh dan Terpadu
Selain
berorientasi ke tujuan, Sistem Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran
Gerakan Pramuka memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
® Komprehensif
SPPP adalah sangat luas, untuk digunakan oleh semua tingkat manajemen. SPPP
bukan sesuatu yang khusus untuk manajemen tingkat atas, dan bukan pula suatu
inisiatif terbatas dari suatu kelompok “panitia perencanaan”.
® Terpadu
SPPP adalah suatu sistem terpadu, bukan sekedar kombinasi usulan-usulan
rencana anggaran dari unit-unit organisasi.
® Fleksibel
SPPP harus luwes (fleksibel). SPPP harus
dapat disesuaikan untuk mendukung kebutuhan-kebutuhan yang berubah atau
berkembang.
® Dinamis
SPPP harus dinamis, bukan merupakan dokumen statis. SPPP memberikan arah
dan tuntunan mengenai bagaimana pendayagunaan sumberdaya, untuk mencapai tujuan
dan sasaran yang ditentukan.
7. Tingkat Manajemen dan Hirarki
Perencanaan
a. Perencanaan Strategik
Fungsi tingkat
manajemen teratas, dalam menetapkan kebijakan dan strategi organisasi.
Perencanaan Strategik, mencakup rumusan-rumusan kebijakan tertinggi dan
menetapkan sasaran strategik untuk kurun waktu tertentu, evaluasi dan pemilihan
cara bertindak alternatif, dan menetapkan prioritas dari program-program
terpilih, petunjuk mengenai permasalahan-permasalahan penting, serta kebijakan
mengenai pengerahan sumberdaya.
b. Perencanaan Taktis dan Pengendalian Manajemen
Fungsi tingkat
manajemen menengah, yaitu pengendalian manajemen (management control),
yang meliputi penetapan sasaran, penjadwalan dan penanggungjawabnya, serta
petunjuk-petunjuk mengenai sumberdaya yang diperlukan.
c. Perencanaan dan Pengendalian Operasional
Fungsi tingkat
manajemen pelaksana, yaitu pengendalian operasional (operational control)
yang meliputi pendayagunaan fasilitas dan sumberdaya secara efektif dan efisien
dalam penyelenggaraan pelaksanaan kegiatan dalam kendala anggaran. Pengendalian
ini dilakukan melalui penyusunan rencana kegiatan dengan anggarannya yang
terperinci, untuk setiap tahun anggaran yang akan datang.
8.
Proses, Struktur dan Dokumen SPPP
a. Proses SPPP
Sesuai dengan tingkat manajemen dan hirarki perencanaan
tersebut diatas, maka proses SPPP dibagi dalam 3 (tiga) tahap, dan
masing-masing tahap menghasilkan keputusan kebijakan yang dituangkan dalam
dokumen-dokumen keluaran tertentu, yaitu :
1) Tahap Perencanaan
: menyusun Rencana Strategik (RENSTRA)
Garis-garis
besar berupa kebijakan strategik dan prioritas dirumuskan dan dijabarkan dalam
program-program dan dituangkan dalam dokumen Rencana Strategik (RENSTRA) dengan
cakrawala 5 tahun atau lebih. RENSTRA ini disahkan oleh Musyawarah Nasional
(Munas) sebgai pemegang kekuasaan tertinggi dalam Gerakan Pramuka
2) Tahap
Pemrograman : menyusun Rencana Kerja (RENJA)
Tahap
Pemrogramam dalam SPPP, menerjemahkan program-program RENSTRA dalam
sasaran-sasaran yang harus dicapai, menetapkan penanggungjawab serta
petunjuk-petunjuk mengenai jadwal dan sumberdaya yang diperlukan, dan
dituangkan dalam dokumen RENJA, yang mencakup kurun waktu sampai 5 tahun, untuk
disahkan oleh Rapat Kerja Nasional (Rakernas) yang pertama setelah Munas.
Renja ini
merupakan penghubung antara program-program yang ditetapkan dalam RENSTRA
dengan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan.
3) Tahap
Penganggaran : menyusun Program Kerja (PROGJA)
Dalam Tahap
Penganggaran SPPP, dirinci semua kegiatan yang akan dilaksanakan dalam satu
tahun anggaran, untuk mencapai sasaran-sasaran RENJA, beserta anggarannya dan
prosedur-prosedur untuk kontrol dan laporan.
Kwartir
Nasional maupun Kwartir Daerah, dalam menyusun Program Kerjanya, selain berpedoman
kepada RENSTRA dan RENJA, setiap tahunnya juga mengacu kepada Petunjuk
Perencanaan Pimpinan Kwartir, yang diamanatkan menjelang penyusunan PROGJA
tahun anggaran baru. Dengan demikian,maka fleksibilitas, kedinamikaan dan
keterpaduan program kerja dapat selalu dijaga.
Pada tingkat
Kwarnas, PROGJA disahkan oleh Ka Kwarnas c.q. Panitia Anggaran, dan dipaparkan
pada rapat kerja Nasional (Rakernas), yang diselenggarakan setiap tahun
menjelang berlakunya tahun anggaran baru.
b. Perencanaan Kwarnas, Kwarda dan Kwarcab
RENSTRA dan RNJA
merupakan dokumen perencanaan bagi seluruh jajaran Gerakan Pramuka dari
Kwarnas, Kwarda sampai Kwarcab. Oleh karena itu, dalam menyusun masing-masing
Progja tahunan, Kwarnas, Kwarda dan Kwarcab senantiasa harus mengacu kepada
RENSTRA dan RENJA. Untuk menjamin keterpaduan PROGJA dari berbagai tingkat
kwartir itu, maka pembandingan dan penyesuaian masing-masing PROGJA
dilaksanakan pada Rapat Kerja berikut yang diselenggarakan.
BAB IV
PERENCANAAN:
PENYUSUNAN
RENCANA STRATEGIK
9. Lingkup Perencanaan Strategik
Dalam tahap Perencanaan Strategik ini, ditetapkan strategi dan
prioritas-prioritas dalam program untuk mempengaruhi masa depan dengan tindakan
–tindakan yang positif, melalui pendekatan langkah demi langkah, agar secara
sederhana dapat membuat, melaksanakan dan mengendalikan keputusan-keputusan
yang efektif.
Perencanaan Strategik meliputi:
a. Analisis dan pernyataan Misi Gerakan Pramuka
berdasarkan penghayatan ulang terhadap tujuan, prinsip dan metode Gerakan Pramuka.
b. Analisis SWOT terhadap kondisi Gerakan Pramuka
saat ini.
c. Analisis SWOT
terhadap perkembangan lingkungan strategik.
d. Visualisasi
sosok dan citra Gerakan Pramuka masa depan sebagai sasaran strategik.
e. Penetapan
prioritas-prioritas program, yang dinyatakan dengan diskripsi yang jelas,
beserta permasalahan-permasalahan (isu-isu) yang harus diperhatikan.
(SWOT adalah singkatan dari Strengths,
Weaknesses, Opportunities and Threaths. Analisis SWOT adalah analisis mengenai kekuatan, kelemahan, peluang dan
ancaman)
10. Analisis Landasan dan Misi Gerakan
Pramuka
Salah satu ciri SPPP adalah bahwa sistem ini berorientasi ke tujuan. Dengan
kata lain, semua program dan kegiatan dalam sistem ini mengacu dan berkait
dengan tujuan, prinsip dan metode Gerakan Pramuka, yang merupakan landasan
eksistensi Gerakan Pramuka
Oleh karena itu, langkah pertama dalam proses perencanaan ini, adalah
analisis terhadap misi Gerakan Pramuka (mission area analysis), yang
meliputi penguraian, pengkajian dan pernyataan kembali misi (restatement of
mission).
Berdasarkan analisis ini dapat ditetapkan Struktur Program untuk SPPP
Gerakan Pramuka, sehingga pemilihan prioritas dan sasaran selalu konsisten
dengan maksud dan tujuan Gerakan Pramuka.
Penghayatan kembali mengenai landasan eksistensi Gerakan Pramuka beserta
tatanan struktur programnya, adalah penting sekali dan merupakan pengarah utama
bagi semua fihak yang terlibat dalam perencanaan dan ikut menentukan prioritas,
pendefinisian sasaran, implementasi dan evaluasi cara dan sarana untuk mencapai
tujuan.
11. Analisis Kondisi Gerakan Pramuka
Analisis terhadap keadaan sekarang Gerakan Pramuka, meliputi semua aspek
pokok organisasi, kecenderungan utamanya, serta kekuatan dan kelemahannya.
Dengan demikian dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai organisasi Gerakan
Pramuka dan hasil pembinaan selama ini.
Informasi yang diperlukan dapat diperoleh dari laporan tahunan, sensus
anggota, statistik, dan lain sebagainya serta dilengkapi dengan rangkaian
wawancara atau pertemuan dengan para eksekutif di seluruh jajaran Gerakan
Pramuka.
Faktor-faktor
internal Gerakan Pramuka, meliputi antara lain misalnya:
® Keanggotaan
® Program kegiatan Peserta Didik
® Pembina dan Pelatih
® Administrasi dan manajemen
® Sarana dan prasarana
® Peran, krida dan citra Pramuka dalam masyarakat
® Sumberdaya keuangan
® Hubungan dengan masyarakat, nasional maupun internasional.
Analisis
terhadap keadaan Gerakan Pramuka ini, hendaknya dapat diringkas dalam suatu
dokumen Kwarnas dan menjadi masukan dalam menentukan prioritas-prioritas dalam
program. Semua pelaksana yang terlibat dalam proses perencanaan, harus memiliki
pandangan yang jelas mengenai keadaan organisasi Gerakan Pramuka, serta
kecenderungan-kecenderungan dalam evolusi pertumbuhannya.
12. Analisis Perkembangan Lingkungan
Strategik
Dalam membimbing anak remaja mengembangkan dirinya untuk menjadi anggota
masyarakat yang bertanggungjawab, Gerakan Pramuka harus mengumpulkan
fakta-fakta mengenai ma-syarakat lingkungannya. Hal ini merupakan unsur penting
dalam proses menetapkan orientasi dan tindakan masa depan.
Dengan mendalami (analisis) permasalahan-permasalahan yang dihadapi
masyarakat serta peluang-peluang yang ada, Gerakan Pramuka akan mampu
menetapkan prioritas-prioritas dan membuat keputusan-keputusan yang
memanfaatkan peluang-peluang yang ada, dan membantu memecahkan
permasalahan-permasalahan masyarakat.
Selain itu, dengan memadukan unsur-unsur dan faktor-faktor yang
mempengaruhi pada saat yang dini, Gerakan Pramuka akan memperoleh pengendalian
yang lebih baik terhadap masa depannya.
Aspek-aspek
lingkungan misalnya:
®
GBHN, Repelita)
®
Kebijakan Nasional tentang Kepramukaan
®
Sistem Pendidikan Nasional
®
Teknologi
®
Sosial-Ekonomi
®
Sosial-Budaya dan Nilai-nilai
®
Agama
®
Lingkungan Hidup
®
Masyarakat Umum
®
Regional dan Internasional
Hasil dari analisis ini seyogyanya dibuat ringkasan dalam suatu dokumen,
sebagai masukan bagi semua fihak yang terlibat dalam penentuan prioritas-prioritas
dalam program dan sasaran-sasaran.
13. Visualisasi Gerakan Pramuka Masa Depan sebagai Sasaran Strategik
Berdasarkan data yang dikumpulkan mengenai organisasi Gerakan Pramuka,
lingkungan masyarakat dan dunia sekitarnya, langkah berikutnya adalah untuk
menggambarkan sosok (postur) organisasi Gerakan Pramuka, sebagaimana yang
diinginkan.
Skenario masa depan seperti itu akan memvisualisasikan secara realistik
suatu sasaran strategik, yaitu bagaimana sosok Gerakan Pramuka setelah
organisasi itu mampu menanggulangi masalah-masalah yang telah diidentifikasikan
dalam analisis terhadap keadaan sekarang dan telah menerapkan ide-ide baru,
serta telah meluncurkan program-program kegiatan baru, dalam memenuhi kebutuhan
anak remaja dalam masyarakatnya yang telah diidentifikasikan dalam analisis
perkembangan lingkungan.
14. Menetapkan Prioritas-Prioritas dalam
Program
Setelah diperoleh gambaran sosok Gerakan Pramuka masa depan yang
diharapkan, maka kini perlu ditetapkan sejumlah keputusan penting mengenai prioritas-prioritas
dalam program untuk mencapai sasaran strategik itu.
Pertama-tama harus ditentukan mana yang lebih penting dan lebih mendesak.
Sumberdaya (tenaga manusia, sarana, dana dan waktu) yang tersedia adalah
terbatas, dan harus dikerahkan ke bidang-bidang yang penting dan terbatas, agar
nilai efektifitasnya optimal.
Menentukan prioritas adalah pekerjaan yang selalu sulit, karena ini berarti
bahwa harus diadakan pilihan, yang pada gilirannya dapat berarti “terpaksa”
harus mengesampingkan ide-ide dan proyek yang menarik dan disenangi.
Cara menyatakan program harus sedemikian rupa sehingga dapat memberikan
gambaran mengenai dampak potensial dari hasil akhirnya yang diharapkan. Untuk
lebih mengarahkan penentuan sasaran-sasaran program, hendaknya disertakan
sorotan kepada permasalahan-permasalahan (isu-isu) utama dalam lingkup program,
yang perlu mendapat perhatian.
Jumlah prioritas dalam program hendaknya dibatasi, sesuai dengan perkiraan
kemampuan/ sumber daya yang dapat mendukung sepenuhnya.
BAB V
PEMROGRAMAN:
PENYUSUNAN
RENCANA KERJA
15. Lingkup Rencana Kerja
Dalam SPPP, tahap perencanaan utama kedua setelah perencanaan strategik,
adalah Pemrograman, yaitu tahap menetapkan sasaran-sasaran yang harus dicapai
dalam lingkup masing-masing program.
Berdasarkan RENSTRA yang telah menetapkan dan menggambarkan
prioritas-prioritas dalam program beserta penunjukan ke
permasalahan-permasalahan (isu-isu) yang harus diperhatikan, maka untuk
masing-masing program dapat diidentifikasikan beberapa sasaran yang merupakan
faktor yang secara bersama menunjang suksesnya program itu.
Sasaran adalah hasil yang harus dapat dicapai oleh suatu Satker tertentu
setelah melaksanakan kegiatan-kegiatan yang terarah dalam kurun waktu lima
tahun. Sasaran itu harus dinyatakan dengan jelas dan harus dapat terukur atau
memiliki indikator keberhasilan.
Seluruh program dengan sasaran-sasarannya beserta Satker-Satker
penanggungjawabnya dipadukan dan dihimpun dalam Rencana Kerja (RENJA) Gerakan
Pramuka untuk masa bakti lima tahun.
16. Kriteria Sasaran
Untuk menjamin bahwa pemilihan sasaran dilakukan dengan cara yang
sistematis dan tidak subyektif, maka digunakan kriteria sasaran sebagai
berikut:
® Sasaran harus jelas dan langsung berkait
dengan pencapaian program.
® Merupakan faktor/kunci
yang menentukan keberhasilan program (Critical Success Factor)
®
Sasaran harus realistik, dapat terlaksanakan
®
Sasaran bisa diukur atau diperbandingkan
® Sasaran
dipertanggungjawabkan kepada Satker yang tepat
® Pencapaian sasaran merupakan suatu
tantangan.
Semua informasi mengenai masing-masing sasaran supaya dituangkan ke dalam
Formulir Sasaran, yang merupakan lembar kerja dalam penyusunan RENJA.
17. Menetapkan Sasaran dan
Penanggungjawabnya
Untuk mencapai suatu sasaran perlu dilaksanakan kegiatan-kegiatan, yaitu
tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh suatu kelompok kerja, ataupun
perorangan staf pelaksana. Oleh karena itu mereka yang akan
mempertanggungjawabkan pelaksanaan suatu tugas, harus pula diberi tanggungjawab
menentukan tugas dan waktu penyelesaiannya.
Langkah-langkah dalam proses penyusunan rencana kegiatan (action plan)
meliputi:
a. Mengalokasikan sasaran-sasaran kepada
satuan-satuan kerja.
b. Staf pelaksana suatu satuan kerja kemudian
bertemu untuk saling menyampaikan rencananya, membicarakan lingkup
kerjasamanya, atau meminta bantuan tertentu, serta akhirnya menyelesaikan
diskripsi dan koordinasi dari semua kegiatan yang diperlukan untuk mencapai
sasaran-sasaran Satuan Kerja masing-masing.
c. Kendali/tahap-tahap pelaksanaannya. Kalau Tugas
kegiatan itu cukup kompleks, maka perlu dibuatkan suatu bagan jaringan
perencanaan untuk mengelola proyek dengan menggunakan Project Evaluation &
Review Technique (PERT) atau Critical Path Method (CPM)
d. Dalam proses menyiapkan rancangan kegiatan ini,
bisa diketahui dimana terjadinya tumpang tindih, atau kemungkinan sumbatan
(misalnya kalau terlalu banyak pekerjaan dibebankan kepada pelaksana yang
sedikit, atau waktu yang dibatasi secara tidak memadai)
BAB VI
PENGANGGARAN:
PENYUSUNAN
PROGRAM KERJA
18. Lingkup Program Kerja
Penyediaan sumber daya serta penggunaannya secara efektif, sangat
menentukan keberhasilan implementasi suatu rencana, pencapaian sasaran, program
dan tujuan.
Bertolak dari kondisi ini, maka dapat disusun anggaran yang “berorientasi
ke aksi” (action oriented), yang dikembangkan dari biaya-biaya perkiraan
dari semua sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Semua unsur dalam
program dan kegiatannya harus dapat ditampilkan ongkosnya secara lengkap,
sehingga dapat dilihat biaya atau ongkos masing-masing program dan biaya
pencapaian suatu sasaran.
Organisasi swadaya seperti Gerakan Pramuka biasanya didukung oleh dana yang
sebagian diperoleh dari sponsor. Pada hakekatnya, sponsor lebih tertarik kepada
hasil-hasil lapangan atau produk-produk konkrit. Dengan demikian, maka suatu
anggaran yang mengintegrasikan semua biaya menurut program dan sasaran, akan
sangat menguntungkan dan membantu dalam usaha dana maupun pertanggungjawabannya.
19. Petunjuk Perencanaan Pimpinan
Walaupun struktur program telah dijabarkan dengan sebaik mungkin, namun
secara terus menerus perlu ada penyesuaian kepada perkembangan atau perubahan
kondisi yang berpengaruh kepada perumusan PROGJA untuk tahun anggaran tertentu.
Berdasarkan penilaian keadaan umum, penyediaan dana, serta evaluasi
terhadap penyelenggaraan dan pencapaian sasaran dalam tahun berjalan, maka
pimpinan Kwarnas mengeluarkan kebijakan-kebijakan pengarahan dalam menanggapi
hal tersebut.
Kebijakan ini dituangkan ke dalam Petunjuk Perencanaan Pimpinan, yang
diamanatkan dalam rangka penyusunan PROGJA untuk tahun anggaran mendatang.
20. Penyusunan Anggaran
Penyusunan anggaran yang didasarkan atas pembiayaan program, mencakup
langkah-langkah sebagai berikut:
® Mendaftar semua sasaran dan semua
kegiatan yang diperlukan untuk mencapainya.
® Membuat perkiraan belanja barang dan jasa, biaya pemeliharaan
dan perjalanan, yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas kegiatan itu.
® Membuat perkiraan biaya administrasi kantor (“overhead”)
yang terlibatkan, yang dimasukkan dalam anggaran rutin
® Membuat perkiraan pendapatan langsung yang terkait
dengan sasaran itu (hasil penjualan, donasi dan sebagainya).
® Menghimpun anggaran untuk setiap unit operasional/Satker
® Menghimpun dan mengkonsolidasikan semua unsur ke dalam satu
dokumen anggaran tunggal, yakni Program Kerja untuk Tahun Anggaran tertentu.
21. Struktur Anggaran
Program Kerja
(PRPGJA) yang merupakan dokumen anggaran tahunan yang lengkap, dapat disebut
sebagai “amanat anggaran” untuk tahun anggaran tertentu. Karena itu PROGJA
harus mencakup hal-hal sebagai berikut:
® Penerimaan dan Pengeluaran
® Alokasi aanggaran yang dipusatkan dan disalurkan
® Alokasi anggaran rutin dan anggaran program *)
® Alokasi anggaran per Satuan Kerja (Satker) **)
*) Alokasi anggaran rutin dijabarkan menurut
biaya untuk pengeluaran umum, pemeliharaan dan kegiatan fungsional/organik.
Sedangkan alokasi anggaran program dijabarkan menurut program, sasaran dan
kegiatan.
**) Untuk keperluan pengawasan keuangan dan verifikasi,
alokasi anggaran per Satker, dijabarkan menurut jenis belanja dan mata
anggaran.
22. Daur Anggaran
Program Kerja Gerakan Pramuka baik di tingkat pusat maupun di tingkat
daerah, ada ketergantungan dengan Anggaran Belanja dan Pendapatan Pemerintah.
Oleh karena itu, proses penyusunan PROGJA mengikuti suatu daur tahunan yang
berulang, yang didasarkan pada Tahun Fiskal/Tahun Anggaran yang digunakan oleh
Pemerintah RI.
Apabila Tahun Anggaran ditetapkan dimulai dari bulan B, maka daur
penyusunan PROGJA adalah sebagai berikut:
® Petunjuk Perencanaan Pimpian Kwarnas
– pada Bulan B-6
Petunjuk Perencanaan Pimpinan Kwarnas yang menjadi pedoman dalam penyusunan
anggaran, diamanatkan pada lima bulan sebelum Tahun Anggaran baru.
® Penyusunan Usulan Kegiatan – mulai
pada Bulan B-6
Dengan mengacu ke RENJA, Kwarnas, Kwarda dan Kwarcab sedini mungkin sudah
mulai dengan penyusunan Usulan Kegiatan yang berupa rincian kegiatan yang akan
dilaksanakan dengan anggarannya yang diperlukan dan dituangkan ke dalam
Rancangan PROGJA Tahun Anggaran yang akan datang.
® Rancangan PROGJA di Rakerwil – pada
Bulan B-4
Rancangan Progja ini dikoordinasikan, disesuaikan dan dipadukan pada
Rakerwil yang diselenggarakan pada Bulan-4
® Sidang Panitia Anggaran Kwarnas pada
Bulan B-3
Berdasarkan kebijakan anggaran, maka ditetapkan Anggaran Belanja untuk TA
yang akan datang dengan pagu-pagu anggarannya.
® Lokakarya DIK – pada Bulan-2
Berdasarkan keputusan Panitia Anggaran, maka Rancangan Progja yang
merupakan Daftar Usulan Kegiatan haris disesuaikan secara fungsional dan
dimantapkan/disempurnakan melalui Lokakarya PROGJA, yang diselenggarakan pada
Bulan B-2.
® PROGJA disahkan Kwarnas pada Bulan
B-1
Program Kerja disahkan Kwarnas dan dipaparkan dalam Rakernas yang
diselenggarakan dalam Bulan-1.
BAB VII
IMPLEMENTASI
DAN EVALUASI
23. Pengendalian Pelaksanaan
Perumusan dan penetapan program, sasaran dan kegiatan, tidak dengan
sendirinya akan menjamin keberhasilan. Hal ini tergantung dari kinerja dari
satuan-satuan kerja dan kinerja perorangan anggota staf yang bertanggungjawab
atas kegiatan tersebut.
Dalam membuat rencana kegiatan telah termasuk (built ini) di
dalamnya titik-titik kontrol atau tonggak tahapan, yang ditetapkan oleh Satker
sendiri. Titik-titik kontrol ini sangat penting, karena:
® ibarat petunjuk yang memberi indikasi keberadaan kita ada di
mana dan kemajuan yang telah dicapai,
® juga menujukkan di mana harus diadakan perubahan guna
menyesuaikan kepada lingkungan yang berubah,
® bisa memberi petunjuk guna meningkatkan kinerja Satker, dalam
upaya mencapai sasaran-sasaran organisasi.
24. Evaluasi
Evaluasi atau
penilaian terhadap suatu hasil kerja, pada hakekatnya adalah pembandingan
kinerja terhadap rencana (performance againts plan), atau keluaran (output)
yang dibandingkan kepada suatu standar atau tolok ukur yang baku.
Evaluasi yang
dilaksanakan setiap semester (6 bulan) pertama harus memeriksa apa yang telah
dicapai dan kemungkinan diperlukan perubahan, atau untuk penafsiran ulang
terhadap cara bertindak. Evaluasi ini bukan untuk mengkritik satuan kerja,
melainkan merupakan cara untuk meningkatkan kinerjanya.
Evaluasi Pelaksanaan
Kegiatan
Pelaksanaan
kegiatan dievauasi berdasarkan titik-titik kendali yang sudah termuat (built
in) dalam perencanaannya. Hal ini dilaksanakan secara kontinu terutama dengan
penyelenggaraan pengawasan melekat (waskat). Hasil evaluasi untuk satu semester
dilaporkan pada Rakerwil guna penyesuaian-penyesuaian yang perlu.
Evaluasi
Pencapaian Sasaran
Evaluasi
terhadap pencapaian sasaran telah dipermudah apabila perumusan sasaran sudah
dinyatakan dalam bentuk yang dapat diukur atau dibandingkan. Evaluasi terhadap
pencapaian sasaran dilaporkan pada Rakernas, yang diselenggarakan setiap tahun
menjelang tahun anggaran baru.
Evaluasi Program
Evaluasi
keberhasilan program dilakukan dengan mengkaji dampak yang dapat dicatat
setelah program itu diimplementasikan selama lima tahun itu, dalam menangani
dan mengatasi permasalahan-permasalahan yang telah disoroti dalam pengkajian
dan analisis dalam RENSTRA.
Evaluasi
terhadap program merupakan bagian dari pertanggungjawaban pelaksanaan RENSTRA
yang dilaporkan pada Musyawarah Nasional (Munas)
BAB VIII
PENUTUP
Petunjuk
Penyelenggaraan Sistem Perencanaan, Pemrograman dan Penganggaran (SPPP)
digunakan sebagai pedoman perencanaan dan penganggaran bagi seluruh jajaran
Gerakan Pramuka.
Hal-hal yang belum tercantum dalam
petunjuk penyelenggaraan ini, akan diatur kemudian
Jakarta, 24 September 1999
Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka,
H.A. Rivai Harahap.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar